Privacybeleid

1. Inleiding

SosBoete("wij", "ons", "onze") verbindt zich ertoe uw privacy te beschermen. Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen wanneer u onze dienst voor boete-analyse gebruikt.

De verwerkingsverantwoordelijke is ClairAI, 122 rue Amelot, 75011 Parijs, Frankrijk, uitgever van de dienst SosBoete (zie de algemene voorwaarden).

2. Verzamelde gegevens

Wij verzamelen de volgende gegevens:

• Boetedocument: het PDF- of beeldbestand dat u uploadt voor analyse (proces-verbaal, boete).
• E-mailadres: verzameld wanneer u de analyse start of bij de betaling, om u uw rapport toe te sturen, uw dossier terug te vinden en u de opvolging van uw bestelling te bezorgen.
• Gebruikersaccount: e-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen) als u een account aanmaakt om uw klantenzone te openen.
• Bestelgegevens: bedrag, datum, betalingsreferentie en aanvaarde versie van de algemene voorwaarden. Uw bankgegevens worden uitsluitend bij onze betaaldienstverlener (Stripe) ingevoerd en bewaard en passeren nooit langs onze servers.
• Technische gegevens: browsertype, geanonimiseerd IP-adres, tijdstempel van verzoeken voor veiligheidsdoeleinden.

3. Doel en rechtsgronden van de verwerking

Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt om:

• Uw boete-analyserapport te genereren
• U het rapport per e-mail toe te sturen
• Klantenservice te bieden bij problemen
• Onze dienst te verbeteren (geanonimiseerde statistieken)

Rechtsgronden (AVG, artikel 6):

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b): analyse van het document, levering van het rapport, klantenzone, ondersteuning.
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c): bewaring van bestel- en facturatiegegevens.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): beveiliging van de dienst, misbruikpreventie, kwaliteitscontrole (sectie 8).
• Toestemming (art. 6.1.a): audiencemeting en advertentiemeting (sectie 9), op elk moment intrekbaar.

Wij verkopen, verhuren of staan uw persoonsgegevens nooit af aan derden voor commerciële doeleinden.

4. Bewaring van gegevens

Het bestand van uw PV wordt automatisch van onze servers verwijderd na uiterlijk 7 dagen, en na 24 uur als er geen audit wordt gekocht. Per gegevenscategorie:

• Geüpload bestand zonder gekochte audit: verwijderd 24 uur na de upload als u niet bestelt, zoals vermeld onder de betaalknop. De voorafgaande lezing van het document (bedrag, datum, plaats) wordt samen met het bestand gewist.
• Bestand van een gekochte audit: verwijderd 7 dagen na de betaling. Uw rapport (audit, onderbouwde vaststellingen en uw antwoorden) blijft beschikbaar in uw account tot u uw account verwijdert.
• Technische vingerafdruk van het bestand: een versleutelde, onomkeerbare vingerafdruk wordt bij uw bestelling bewaard om een al geanalyseerd document te herkennen en het u niet twee keer aan te rekenen. Het document kan er niet uit worden gereconstrueerd.
• Bestelgegevens: bewaard zolang nodig voor onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (tot 10 jaar voor bewijsstukken, bewaard bij onze betaaldienstverlener).
• Account verwijderen: wist onmiddellijk de bijbehorende bestanden, rapporten, vingerafdrukken en bestelgegevens.

U kunt vroegtijdige verwijdering van uw gegevens aanvragen door contact met ons op te nemen via het hieronder vermelde adres.

5. Verwerkers en doorgiften

Om de dienst te leveren doen wij een beroep op de volgende dienstverleners. Zij verwerken uw gegevens voor onze rekening, volgens onze instructies en onder een verwerkersovereenkomst conform de AVG:

• Hosting en opslag: Google Cloud / Firebase. Servers, databanken en bestanden bevinden zich in de Europese Unie.
• Geautomatiseerde analyse: Anthropic, uitgever van het AI-model dat uw document leest en het rapport opstelt. Deze verwerking vindt plaats in de Verenigde Staten, omkaderd door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie; Anthropic verbindt zich er contractueel toe uw gegevens niet te gebruiken om zijn modellen te trainen.
• Betaling: Stripe. Uw bankgegevens worden uitsluitend bij Stripe ingevoerd en bewaard.
• E-mailverzending: Resend, voor het verzenden van uw rapporten en opvolgingsberichten.
• Audiencemeting en advertenties (alleen met uw toestemming, zie sectie 9): Google (Tag Manager, Analytics, Ads) en Microsoft Clarity.

6. Geautomatiseerde analyse

Het rapport wordt opgesteld door een geautomatiseerd systeem op basis van artificiële intelligentie, zonder individuele menselijke nalezing. Deze verwerking neemt geen enkele beslissing over u: het rapport is een hulpmiddel bij uw beslissing, en u blijft vrij om te betalen, te betwisten of de bestuurder aan te wijzen. Het is dus geen volledig geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen in de zin van artikel 22 van de AVG.

Het resultaat kan fouten bevatten. U kunt elke onjuistheid melden op het adres in sectie 11: wij controleren dan de technische werking van de dienst, zonder juridisch advies te geven.

7. Beveiliging

Wij nemen passende veiligheidsmaatregelen om uw gegevens te beschermen:

• Versleuteling tijdens transport: alle communicatie gebruikt het HTTPS-protocol (TLS 1.3).
• Versleuteling in rust: bestanden en databanken worden door onze hostingprovider versleuteld opgeslagen.
• Beperkte toegang: alleen de geautomatiseerde systemen die nodig zijn voor de verwerking hebben toegang tot uw documenten.
• Automatische verwijdering: documenten worden gewist na de bewaartermijn.

8. Kwaliteitscontrole door ons team

Om de kwaliteit en nauwkeurigheid van de analyse te waarborgen, kunnen de geüploade documenten en de daaruit geëxtraheerde gegevens worden bekeken door ons operationeel team.

• Doel: kwaliteitsbewaking, doorlopende dienstverbetering, anomaliedetectie.
• Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (AVG Art. 6.1.f).
• Ontvangers: operationeel team van SosBoete, één enkel inkomend postvak.
• Bewaartermijn: maximaal 90 dagen, of tot uw verzoek om verwijdering.
• Toezichthoudende autoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit / GBA (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Deze controle blijft strikt intern. Geen enkel document wordt voor commerciële doeleinden met derden gedeeld. U kunt op elk moment vroegtijdige verwijdering van uw gegevens aanvragen via het hieronder vermelde adres.

9. Cookies en audiencemeting

Bij uw eerste bezoek vraagt een banner om uw keuze. Standaard worden alleen strikt noodzakelijke cookies geplaatst (sessie, beveiliging, onthouden van uw keuze). Alleen met uw toestemming:

• Analytische cookies: Google Analytics 4 en Microsoft Clarity, om het bezoek te meten en het gebruik van de site te begrijpen.
• Advertentiecookies: Google Ads, om de doeltreffendheid van onze campagnes te meten (conversiemeting).

U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de link « Cookies beheren » onderaan elke pagina. Weigeren heeft geen gevolgen voor het gebruik van de dienst.

10. Uw rechten

Op grond van de AVG beschikt u over de volgende rechten:

• Recht op inzage: een kopie van uw gegevens verkrijgen
• Recht op rectificatie: onjuiste gegevens corrigeren
• Recht op wissing: verwijdering van uw gegevens aanvragen
• Recht op overdraagbaarheid: uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens
• Recht op beperking: de tijdelijke bevriezing van een verwerking vragen
• Intrekking van toestemming: op elk moment voor cookies, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van de eerdere verwerking
• Klacht: bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be)

Wij beantwoorden elk verzoek binnen een maand.

11. Contact

Om uw rechten uit te oefenen of voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact met ons opnemen:

12. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid op elk moment te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd met een bijwerkdatum. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen.